Rivisitazione della Gestione dei Trasporti: Risparmi e Miglioramenti Organizzativi

Il Problema

L’azienda cliente produce e distribuisce prodotti in plastica personalizzati per l’imballaggio. Opera con un modello produttivo MTO (Make to Order). Negli ultimi anni l’azienda ha avuto una crescita molto forte sia in termini di volumi che di clienti. Le spedizioni superano le diverse migliaia all’anno; i clienti sono più di mille, la maggior parte all’estero. Il trasporto estero è prevalentemente su strada e una parte minore via mare. L’azienda pur essendo dotata di un sistema ERP, nell’ambito Supply Chain si avvale prevalentemente di sistemi tipo Office.

Ultimamente l’azienda ha riscontrato:

• • un incremento dell’incidenza dei costi di distribuzione
  • un elevato e crescente livello di inefficienza nella gestione dell’intero processo di evasione degli ordini clienti estero, che coinvolge il Customer Service, la Pianificazione della Produzione, il Magazzino e le Spedizioni. In particolare:

• • • un’anomala concentrazione delle spedizioni negli ultimi giorni della settimana (giovedì e venerdì), che comporta dei picchi di lavoro sia in magazzino che in Ufficio Spedizioni;
    • un’elevata entropia generata da comunicazioni non strutturate tra i vari reparti coinvolti;
    • un sistema con dati di ordini e spedizioni aggiornato 1 sola volta alla settimana.

Obiettivi dell’intervento di Interim Management

Viene configurato un intervento di interim supply chain management per rivedere le modalità operative in ambito logistico, rendendo l’attuale processo di evasione degli ordini clienti estero più strutturato e solido, e individuare aree di risparmio possibili.

Azioni di cambiamento intraprese

• • • Revisione degli attuali contratti di trasporto (tariffe e condizioni):
      • Elaborazione di un tender per i trasporti estero (Gara d’Appalto)
      • Revisione della lista dei trasportatori coinvolti nelle aste/richieste spot
    • Revisione della programmazione delle spedizioni, con distribuzione delle spedizioni su tutti i giorni della settimana e non solo sul venerdì (o giovedì)
    • Messa a punto di una procedura organizzativa per la gestione dell’evasione degli ordini clienti estero
    • Implementazione nel sistema ERP aziendale di nuove funzionalità per la gestione dell’evasione degli ordini clienti estero; tale sistema sarà completamente integrato e aggiornato in tempo reale.

Risultati ottenuti

• • • In pochi mesi dell’intervento del temporary manager è stata completata l’attività di tender e la revisione dei trasportatori; i risultati ottenuti sono i seguenti:
      • un saving dell’8% sul costo del trasporto estero
      • una riduzione del numero dei trasportatori utilizzati nel Groupage da 12 a 3
      • una riduzione del numero di fatture annue per i servizi di trasporto, da quasi 1.000 a circa 100
      • Riduzione dei volumi spediti il giovedì e venerdì dall’85% al 59% dei volumi totali della settimana, con i seguenti benefici: riduzione dei picchi di lavoro in magazzino e spedizioni, riduzione degli straordinari del personale, riduzione dei tempi d’attesa dei trasportatori al carico, riduzione del picco di merce in giacenza in magazzino
    • L’implementazione delle nuove funzionalità nel sistema ERP insieme con l’attivazione della nuova procedura organizzativa, che ha previsto dei “frozen period” e delle regole predefinite nei rapporti tra customer service e spedizioni, con i seguenti benefici:
      • Rilevante riduzione delle comunicazioni non strutturate tipo mail
      • Informazioni uguali ed allineate per tutte le funzioni, ed aggiornate in tempo reale su:
        • Modifiche di ordini clienti
        • Produzione
        • Spedizioni
      • Disponibilità di reportistiche ricavabili direttamente dal sistema ERP, con conseguente maggior facilità nel monitoraggio dei costi di trasporto aziendali.