Problema
L’azienda era stata acquisita da poco tempo da un importante gruppo multinazionale operante nel settore alimentare. L’integrazione delle attività aziendali nel gruppo ha richiesto l’adeguamento dei processi produttivi e un ampliamento del sito per soddisfare i crescenti volumi di vendite. Un progetto esecutivo era già stato completato sulla base dei requisiti indicati dell’azienda. La specificità del sito produttivo e l‘alto volume di produzione, non rendeva possibile il fermo degli impianti, durante le fasi di realizzazione dell’ampliamento. Un budget di spesa era stato preparato e concordato con i vertici del gruppo.
La Direzione dell’azienda affida a Contract Manager s.r.l. la responsabilità di guidare l’esecuzione del progetto. Viene individuato un temporary manager esperto nella realizzazione di impianti industriali a cui affidare il ruolo di Project Manager.
Soluzione
L’analisi dei documenti progettuali, eseguita dal Project Manager (PM), ha evidenziato le seguenti problematiche:
- Il budget proposto era sottostimato del 30%.
- I criteri di sostenibilità ambientale del gruppo non erano stati considerati.
- Il progetto non era in linea con le strategie di business dell’azienda
Il Project manager realizza che, anche a causa della pandemia e delle difficolta da essa indotte, il management del gruppo non era stato coinvolto nella determinazione dell’ambito del progetto. Inizia una fase di profonda revisione dei requisiti di progetto, coinvolgendo il global engineering team e gli stakeholders.
Il lavoro si è protratto per tre mesi e ha comportato l’elaborazione di varie opzioni e l’analisi costi-benefici delle stesse.
Per quanto riguarda i “requirements” di sostenibilità, il PM ha avviato uno studio dei consumi energetici dei processi di produzione esistenti e ha analizzato i cicli di produzione, conversione e utilizzo dell’energia nelle varie forme: elettrica, gas e vapore. Utilizzando tecniche di pinch analisys, sono stati definiti gli obiettivi di consumi energetici per i nuovi impianti.
Il progetto è stato presentato al board, è stato approvato ed è iniziata subito la fase di progettazione esecutiva e la richiesta dei permessi per la costruzione.
Per anticipare i tempi di esecuzione, le attività di progettazione del prefabbricato e delle fondazioni sono iniziate prima del conseguimento della licenza, ciò ha permesso di partire subito con i lavori.
La pandemia da Covid ha modificato le abitudini dei consumatori impattando negativamente sulle previsioni di vendita e sui volumi prodotti nel nuovo stabilimento. La situazione ha richiesto di adattare lo scopo del progetto alle mutate esigenze di mercato. Si è deciso di modificare profondamente il layout dell’impianto per ampliare il product mix offerto, inserendo altre linee di produzione in modo da saturarne la capacità produttiva. Si è potuto in questo modo confermare la remuneratività dell’investimento e l’interesse per il progetto.
Le modifiche progettuali hanno comportato un cambiamento sostanziale del layout, delle utilities e delle celle frigorifere e una profonda revisione del progetto, che è stata gestita all’ interno del budget consentito e nei tempi concordati grazie a un attento coordinamento delle attività.
Risultati ottenuti
L’attività del Project Manager di Contract Manager ha portato benefici nella gestione delle modifiche di progetto riuscendo, sia in fase di progettazione che in fase di realizzazione, a gestire con flessibilità le variazioni dello scopo di progetto legate alle mutate condizioni di mercato. L’impianto realizzato ha una capacità produttiva e una flessibilità molto maggiore di quanto previsto originariamente.
L’attività di riduzione dell’impatto energetico attraverso la pinch analysis ha portato a riduzione dei consumi energetici del 36% riferito al volume prodotto e una riduzione del 55 % del consumo di metano.
Tutta l’acqua calda per il processo e per i riscaldamenti viene prodotta attraverso calore recuperato dal ciclo produttivo.
La capacità degli impianti di produzione di vapore è stata ridotta sensibilmente.
È stato monitorato costantemente il budget di progetto, riuscendo a mantenere i costi all’interno del budget approvato, nonostante le modifiche dello scopo e mantenendo il rispetto dei tempi.