Casi Gestiti

Introduzione di un Sistema di Controllo di Gestione in una società del settore Arredamento

Progettazione, realizzazione e rilascio di un complesso sistema di Controllo di Gestione subito dopo l’avvio di un nuovo ERP aziendale (SAP-Hana)

Scenario

L’azienda opera nel settore Arredamento. Sta crescendo molto rapidamente e ha programmi di sviluppo ambiziosi, anche per linee esterne. Opera su diverse sedi, sia produttive sia commerciali e distributive. Vengono trattati decine di migliaia di articoli di prodotti finiti e commercializzati, oltre a componenti e semilavorati. Non ha una “storia” di pianificazione, controllo e reporting e l’introduzione di un senior controller non ha dato gli esiti sperati.  La squadra amministrativa è molto eterogenea per età, esperienza, competenze e anzianità aziendale. È stato appena rilasciato il nuovo ERP aziendale, SAP Hana, che risulta molto complesso e rigido rispetto a quello precedente e non viene utilizzato correttamente. La Direzione aziendale vuole però una svolta decisa e in tempi rapidi, perché non può più permettersi di navigare “a vista”.

Problema

Il temporary manager deve lavorare contemporaneamente su più fronti e con diversi orizzonti temporali. Deve, in tempi rapidi, sfruttare tutte le nuove potenzialità del nuovo sistema informativo per introdurre i più basilari strumenti di Controllo di Gestione e ottemperare correttamente agli obblighi civilistici e tributari. Simultaneamente, pur con un orizzonte temporale più ampio, deve correggere alcuni errori di impostazione del sistema, avviare corrette procedure organizzative di gestione ed elaborazione dei dati, istruire i collaboratori sia in area amministrativa che in area produttiva e logistica, perfezionare il sistema di pianificazione, controllo e reporting introducendo anche dei Key Performance Indicators. In particolare, gli obiettivi richiesti a Contract Manager s.r.l. sono di:

  1. Progettare, dimensionare e rilasciare un sistema di controllo di gestione aziendale attraverso cui assicurare il corretto svolgimento delle attività di pianificazione, controllo e reporting periodico.
  2. Fornire supporto specialistico e formazione operativa ai collaboratori dell’area ammnistrativa e di tutte le altre funzioni coinvolte.
  3. Partecipare al processo, ancora in atto, di messa a punto dell’ERP aziendale SAP in ambito Finance.
  4. Evidenziare eventuali criticità, suggerendo interventi migliorativi finalizzati all’ottimizzazione dei processi, al miglioramento dei margini e delle performance aziendali.
Soluzione

Contract Manager s.r.l. ha individuato una risorsa qualificata, di grande esperienza e con una conoscenza operativa di SAP, che ha sempre lavorato nell’area controllo di gestione, sia in Italia che all’estero, presso gruppi multinazionali complessi, con attività sia produttive che commerciali e distributive.

  • È stato introdotto immediatamente un sistema di consuntivazione mensile (prima era semestrale) passando dal metodo reddituale (a costi, ricavi e rimanenze) a quello patrimoniale (di stampo anglosassone) già presente in SAP ma non utilizzato.
  • Sono stati correttamente individuati centri di costo, centri di profitto, unità di business e creati appositi strumenti di reporting per ciascuno di essi.
  • La contabilità industriale è stata impostata modulando opportunamente costi standard, costi medi e costi ultimi, introducendo cicli di lavorazione e distinte base e risolvendo annosi problemi, da sempre causa di errori e aggiustamenti (es. prodotti finiti che sono anche componenti).
  • È stato elaborato un piano operativo già strutturato secondo il nuovo sistema di controllo di gestione consentendo un reporting mensile con l’evidenza degli scostamenti verso il budget, l’analisi degli scostamenti e la proposta di interventi correttivi mensili.
  • È stato predisposto uno schema generale di KPI (key performance indicators), elaborato in collaborazione con la direzione delle risorse umane, che è stato assunto per un nuovo piano di MBO del personale apicale.
  • Il clima aziendale è migliorato sia all’interno della area amministrativa che tra le altre funzioni aziendali in forza di una minore conflittualità, processi operativi più snelli e fluidi, una maggiore finalizzazione delle mansioni e dei compiti assegnati.

Il temporary manager di Contract Manager s.r.l.  è stato contemporaneamente l’architetto del nuovo sistema di controllo, un business partner per la direziona aziendale, un maestro e un esempio per tutti i collaboratori.