Impianto di un nuovo sistema di credit management in un gruppo alimentare di grandi dimensioni

Problema

L’azienda opera nel settore alimentare. È nata negli anni sessanta e che ha visto una vorticosa crescita negli ultimi dieci anni fino a diventare un importante player nazionale nel suo settore. Il fatturato è di diverse centinaia di milioni con migliaia di clienti. La clientela è molto eterogenea. Si va dalle più importanti Aziende di grande distribuzione fino all’ambulante, passando per grossisti, DO, HORECA e piccoli negozi al dettaglio. Lo sviluppo del fatturato e l’allargamento del parco clienti, unitamente alla situazione di generale crisi economica e finanziaria, hanno evidenziato la necessità di migliorare la gestione del credito.

Soluzione

Dopo una breve analisi, Contract Manager s.r.l. propone di inserire un credit manager per gestire un progetto di temporary management nell’area del credito. Il contract manager dopo una prima fase di analisi della situazione del credito ha presentato alla Proprietà un piano articolato su cinque punti:

  1. implementazione di un software dedicato fruibile da tutta la struttura commerciale, al fine di condividere ogni informazione in tempo reale: dagli incassi ai fidi, dai blocchi fornitura alle attività degli outsourcer;
  2. dotare l’Azienda di regole certe e condivise (Credit Policy), base essenziale per velocizzare la gestione e gestire le eccezioni;
  3. formare il personale e dare una nuova organizzazione orientata al servizio, mantenendo saldo il controllo;
  4. formare il personale commerciale interno ed esterno.
  5. selezionare gli outsourcer al fine di migliorare l’efficacia e abbattere significativamente i costi.

Il tutto supportato da una Credit Policy che stabilisce con chiarezza ruoli, regole, responsabilità e obiettivi.

Non si è persa l’occasione per ottimizzazione le risorse esterne, quali informazioni commerciali, assicurazione, recupero credito giudiziale e stragiudiziale con notevoli risparmi, tali da coprire in buona parte il costo del progetto stesso.

È stato necessario far comprendere alla dirigenza commerciale, fortemente conservatrice, che il concetto di cliente buono o cattivo pagatore, ad alto o basso rischio, non è una percezione sensoriale, ma la valutazione di parametri oggettivi e misurabili e che la condivisione di queste misurazioni, rating e score, sono la base di una successiva riflessione e non il punto d’arrivo. La Proprietà e il CFO hanno sostenuto il progetto con determinazione e ne hanno permesso la completa realizzazione.

Il software che è stato installato, basandosi sul principio della suddivisione della clientela in classi di rischio che determinano procedure di gestione credito diversificate, oltre alle normali attività basiche di credit management, comprende moduli di:

  • Calcolo rating, che si basa su:
    • Esperienza interna: indici di rischiosità aziendale storica e ritardi medi di pagamento.
    • Esperienza esterna: acquisita on line da uno dei principali fornitori nazionali.
    • Valutazione commerciale: fidelizzazione, outlook, reputazione e sostituibilità.

    Tutti i parametri sono pesati e possono essere modificati in qualsiasi momento

  • Calcolo fido, che tiene conto della copertura assicurativa, delle informazioni commerciali (collegamento diretto con il fornitore), del rating interno.
  • Collection periferica, con registrazione immediata dell’incasso a mezzo smartphone o tablet, integrabile con POS; gestione dei versamenti e riconciliazioni automatiche.
  • Interfacciamento con gli outsourcer per il recupero giudiziale e stragiudiziale del credito.
  • Produzione automatica di alert per segnalare in automatico, con e-mail e SMS ai soli interessati, cambiamenti di fido, blocco forniture, insolvenze, ecc.

Il nuovo software ha evidenziato la necessità di una riorganizzazione della “contabilità clienti” per farne un vero credit management. Le attività sono state divise tra front office (controllo credito, gestione dei rapporti interni ed esterni) e back office (contabilità, tenuta estratti conto) con l’introduzione di una figura specializzata nella gestione del contenzioso. È stato organizzato un corso di formazione sulla comunicazione e il credit management per tutto il personale dell’area crediti. È stata ricercata all’estero una figura stabile di credit manager a cui affidare la nuova gestione del credito.